Projekte

Projekte erfassen Sie über den Menüpunkt Belege / Projekte oder aus den Kundenstammdaten über die Untereinträge zur Seite History (Liste der Belege je Kunde).

Mit den Projekten können mehrere Belege unter einer Projektnummer verwaltet werden. Damit wird es möglich, Teilrechnungen zum Projekt zu erfassen, die bei der Erstellung der Schlussrechnung entsprechend berücksichtigt werden.

Folgende Besonderheiten sind beim Standard-Projekt zu beachten:

• Alle Belege müssen in Kunde, abw. Rechnungsadresse, Währung und Preistyp übereinstimmen.
• Die Übergabe / Übernahme erfolgt nur mit Belegen des selben Projekts.
• Teilrechnungen und Akontorechnungen sind vom Belegtyp Teilrechnung.
• Schlussrechnungen sind vom Belegtyp Rechnung.
• Soll mit Schlussrechnungen gearbeitet werden, dürfen nur Belege erstellt werden, die in der Belegkette vor der Rechnung angeordnet sind.
• Über die Mandanteneinstellungkönnen Sie festlegen, ab welchem Belegtyp die Belege mit in die Schlussrechnung übernommen werden sollen. (siehe Abschnitt Belege)
• Als Umsatzbelege sind nur Teil- und Akontorechnungen zulässig.
• Akontorechnungen können nur über die Projektverwaltung erstellt werden, d.h. sie können nicht über die normale Belegübergabe erzeugt werden.
• Schlussrechnungen, in die mehrere Vorgängerbelege einfliessen, werden über die Projektverwaltung erstellt.
• Bei Belegübergabe eines Projektbeleges in den Belegtyp Rechnung erhalten Sie einen Abfragedialog, über den Sie entscheiden können, ob eine Schlussrechnung oder eine Rechnung erstellt werden soll.
• Ob es sich um eine Teil-, Akonto- und Schlussrechnung handelt, wird in der Belegmaske unter dem Feld Projektnummer angezeigt.
• Es gibt immer nur eine Schlussrechnung, die in den Positionen nicht mehr geändert werden kann.
• Sollen zum Projekt Belegrabatte vergeben werden, muss dies über Teilrechnungen erfolgen.

Seite Beschreibung

Projekt - Für die Projektnummer steht Ihnen eine maximal 20-stellige Zeichenkette zur Verfügung. Über das Funktionsmenü kann die Projektnummer nachträglich umbenannt werden.

Status - Belege eines Projekts dürfen nicht mehr geändert oder erstellt werden, wenn das Projekt den Status hat.

Hinweis: Die übrigen Eingabefelder haben die gleiche Bedeutung wie in der Belegerfassung.

Freies Projekt - Die Option kann nur aktiviert werden, solange noch keine Belege oder Leistungen zum Projekt erfasst wurden.

Folgende Unterschiede ergeben sich damit zum Standard-Projekt:

• Es können Belege beliebiger Kunden und Interessenten zum Projekt erstellt oder zugeordnet werden. Preistyp, Währung, Kostenstelle/-träger sind dabei nicht von Bedeutung, d.h. müssen in den Belegen nicht einheitlich sein.
• Es können keine Abschlags- und Schlussrechnungen erstellt werden.

Datum - Tragen Sie hier das Datum des Projektbeginns ein.

Kunde, abw. Rechnungsempfänger, Preistyp, Währung - Die Eingaben in diesen Feldern haben die gleiche Bedeutung wie in der sonstigen Belegerfassung.

Über das Funktionsmenü kann der abweichende Rechnungsempfänger nachträglich noch geändert werden, solange noch keine ausgangsseitigen Umsatzbelege (Teil- oder Akontorechnungen) erstellt wurden. Diese Änderung wird in alle zum Projekt gehörenden Belege übernommen.

Akontoartikel - Mit Hilfe eines spezielle angelegten Artikels können Akontorechnungen für Voraus- bzw. Zwischenzahlungen zum Projekt erstellt werden. Bei diesem Akontoartikel muss es sich um einen normalen Nichtlagerartikel (keine Stückliste oder Variantenartikel) ohne Zubehör handeln.

Standort - Die Vorbelegung des Standortes erfolgt mit dem in den Kundenstammdaten zugeordnetem Standort. Für das aktive Projekt kann ein anderer Standort ausgewählt werden.

Der gewählte Standort wird dann in allen Belegen zum Projekt verwendet.

Kostenstelle / -träger - In diesem Feld wird die Kostenstelle, die Sie beim Kunden hinterlegt haben, vorgeschlagen. Sie kann an dieser Stelle für das Projekt noch geändert werden.

Drucken

Über das Druckmenü können Sie sich zum Projekt ein Projektblatt drucken, in dem alle zum Projekt gehörenden Belege aufgelistet werden. Dabei werden u.U. auch Eingangsbelege aufgelistet, die Positionen enthalten, die nicht zum Projekt gehören. In der Systemdruckvorlage Projektblatt werden diese Positionen herausgefiltert.

Mit den Platzhaltern FremdwaehrungNettoProjekt und FremdwaehrungBruttoProjekt im Block Beleg erhalten Sie den entsprechenden Anteil des Projekts an diesen Summen.

Seite Belege

Auf der Seite Belege werden alle zum Projekt erfassten Belege aufgelistet.

In der Tabellenansicht von Eingangs- und Ausgangsbelegen werden im unteren Bereich die Positionen des selektierten Beleges angezeigt, sodass Sie den Beleg nicht extra öffnen müssen, um seine Positionen zu überprüfen. Die Belegübersichten in der Bearbeitungsansicht in Projekten verfügen auch über eine geteilte Ansicht und zeigen die Positionen des jeweils selektierten Beleges an.

In den Untereinträgen je Belegtyp können über das Menü oder mit den Schaltern , und Belege neu erfasst, bearbeitet oder gelöscht werden. Auch per Doppelklick kann ein markierter Beleg zur Bearbeitung geöffnet werden.

Hinweis: "Entfernen" löscht den Beleg nicht nur aus dem Projekt sondern, wie beim Beleg löschen, in der Belegtabelle.

Teilrechnung

Bei der Erstellung einer Teilrechnung können beliebige Vorgängerbelege mit übernommen werden. siehe Abschnitt Teilrechnung zum Projekt erstellen

Akontorechnungen

Akontorechnungen können in prozentualer Höhe zur Projektsumme oder mit festem Wert angelegt werden.

Eine Schlussrechnung erstellen Sie über das Untermenü Rechnung. Hierbei werden alle offenen Belege des Projekts unter Gegenrechnung der erfolgten Akonto- und Teilrechnungen in die Schlussrechnung übernommen.

Es kann keine Schlussrechnung erstellt werden, wenn in den offenen Belegen unterschiedliche Bedingungen, wie z.B. Valutadatum, Rundungen, Zahlungsbedingungen, Belegrabatte usw. vorkommen. Festgestellte Unterschiede werden Ihnen in einem Fehlerprotokoll angezeigt. In solchen Fällen können Sie sich durch die Erstellung mehrerer Teilrechnungen behelfen. siehe Abschnitt Akontorechnung zum Projekt erstellen

Hinweis: Offene Ausgangsbelege, die noch den Bearbeitungsstatus "In Bearbeitung" tragen, werden nicht zur Übernahme in eine Teilrechnung angeboten und verhindern das Erstellen einer Schlussrechnung.

Seite Leistungen

Hier werden alle zum Projekt erfassten Leistungen (verrechnete und nicht verrechnete) aufgelistet.

Es können auch Interessentenbelege im Projekt angelegt oder zugeordnet und damit bearbeitet werden. Der Interessent muss dabei dem Projektkunden entsprechen. In einem freien Projekt dagegen können Belege beliebiger Interessenten angelegt oder zugeordnet werden.

Schlussrechnung

Eine Schlussrechnung erstellen Sie im Projekt mit dem Schalter auf der Seite Rechnung oder per Belegübergabe eines Projektbeleges in Rechnung. Sie erhalten bei der Belegübergabe dazu einen speziellen Abfragedialog.

Beim Erstellen der Schlussrechnung werden alle noch offenen Belege des Projekts entsprechend der Option ”Projektschlussrechnung übernimmt ab” in den Mandanteneinstellungen unter Gegenrechnung der erfolgten Abschlags- und Teilrechnungen in die Schlussrechnung übernommen.

Es kann keine Schlussrechnung erstellt werden, wenn in den offenen Belegen unterschiedliche Bedingungen, wie z.B. Valutadatum, Rundungen, Zahlungsbedingungen, Belegrabatte usw. vorkommen. Festgestellte Unterschiede werden Ihnen in einem Fehlerprotokoll angezeigt.

Manuell öffnen / schliessen - Nach Erstellung der Schlussrechnung erhält das Projekt den Status . Dieser Status kann nur über das Löschen einer Schlussrechnung bzw. über das Funktionsmenü [F12] manuell zurückgesetzt werden.

Wenn es zum Projekt keine offenen Ausgangsbelege mehr gibt, kann es ebenso auch manuell geschlossen werden.

Projektbezogener Bestellvorschlag - Für Aufträge, Werkaufträge bzw. eigene reservierende Belegarten können über das Menü (Kontextmenü) der Seite Belege projektbezogene Bestellvorschläge erstellt werden. Hierbei werden alle in der Tabelle markierten Belege und deren Positionen berücksichtigt, für die in den Artikelstammdaten die Dispositionsart Auftrag festgelegt wurde. Damit die Positionen (Teile) aus Werkaufträgen dabei berücksichtigt werden, muss der Werkauftrag begonnen (reserviert) sein.

Einzelne Belege lassen sich per Mausklick mit gleichzeitig gedrückter [Ctrl] - Taste sowie durch Cursorauswahl und Leertaste markieren. Ganze Bereiche (von-bis) erreichen Sie, indem Sie den ersten Datensatz mit [Ctrl] + linker Maustaste und den letzten mit [Umschalt] + linker Maustaste markieren.

Belege einem Projekt zuordnen / Zuordnung aufheben / Projektzuordnung ändern

In der Belegerfassung ist es über das Funktionsmenü [F12] möglich, Belege (Nichtumsatzbelege) nachträglich einem Projekt zu zuordnen bzw. die Zuordnung zu einem solchen wieder aufzuheben.

Hierbei werden bestimmte Plausibilitätsprüfungen durchgeführt, wonach ggf. die Aktion mit entsprechendem Programmhinweis als unzulässig abgewiesen wird.

Das Entfernen der Projektzuordnung von Ausgangsbelegen können Sie im Projekt auch über in der Belegtabelle vornehmen.

Bei Eingangsbelegen können die Belegpositionen mit der Belegfunktion Projektzuordnung ändern einzeln den Projekten zugeordnet werden.

Hinweis: In der Tabellenansicht der Belege sowie in der Historie können Sie sich über die Spalteneinstellungen die Nummer, die Bezeichnung und den Zusatz aus den Projektstammdaten mit anzeigen lassen.

Wie in anderen Belegen können zusätzliche Daten zum Projekt über Freie Felder, Journal - Notizen und Termine erfasst werden.

Berechnete Spalten für Projekte

Die Projekte können über die Vorgabewerte um berechnete Spalten erweitert werden. Die Anzeige erfolgt in der Tabellenansicht der Projekte und der Kundenhistorie unter dem Eintrag Projekte. Die berechneten Spalten der Belege werden nun auch in der Belegübersicht der Projekte angeboten. Da pro Belegtyp unterschiedliche berechnete Spalten vorhanden sein können, wurden die jeweiligen Übersichten um individuelle Spalteneinstellungen erweitert. Beim Update auf die aktuelle Version erfolgt einmalig eine Übernahme der bestehenden Spalteneinstellungen (belegübergreifende Belege, Eingangsbelege, Ausgangsbelege) als Vorlage für die belegspezifischen Ansichten (z.B. Auftrag, Lieferschein usw.). Berechnete Spalten können nur in der belegspezifischen Übersicht dargestellt werden.

Siehe auch:
Freie Felder
Journal

Seite Archiv - Details hierzu siehe Abschnitt Archiv

Über den Schalter [F12] erreichen Sie weitere Funktionen: 

• Einstellungen [F6]
• Masken- bzw. Toolbox- Editor 
• Wechsel zur Seite Journal - [F8]
• Anlegen/Bearbeiten von Dokumenten
• Projekt umbenennen
• Projekt manuell öffnen bzw. manuell schliessen
• Abweichenden Rechnungsempfänger ändern